Van leidinggevenden, maar ook van adviseurs en coaches wordt verwacht dat ze mensen kunnen bereiken. Elke presentatie moet aanslaan, elke advies ter harte genomen. Dat vraagt wel wat van je presentatiekunsten.

Doel

Wat wil je bereiken met je presentatie? Wil je vooral dat mensen er iets van opsteken? Dat mensen mee gaan in de richting die jij uitzet? Dat ze weten wat er van hun verwacht wordt?

In de praktijk zie je dat het doel vaak diffuus is. Maar als jij zelf al niet weet wat je wil bereiken met je presentatie, hoe moeten de anderen het dan gaan snappen, laat staan het gaan doen?

Het is daarom goed om alvast eens een vierdeling te maken in presentatiedoelen.

  1. informeren
  2. instrueren
  3. overtuigen
  4. motiveren

Informeren

Het doel van informeren is dat mensen na afloop iets WETEN. Voor de wetenschapper die een presentatie over zijn onderzoek geeft is het informatiedoel dat mensen straks weten wat hij heeft gedaan en wat mogelijkheden zijn. Voor de leidinggevende die zijn medewerkers wil informeren over nieuw beleid is het informatie doel kennis over het beleid. Het gaat er hier nog niet om dat mensen ook weten wat ze dan exact moeten gaan doen en gemotiveerd zijn om te gaan doen, maar sec om het weten wat het beleid inhoudt. Als je mensen wil informeren is het belangrijk dat je bericht nieuwswaarde heeft. Het is belangrijk om aan te sluiten bij de voorkennis van je toehoorders. Zorg voor duidelijke samenhang en een heldere lijn die goed te volgen is. De lijn van je verhaal zorgt er, samen met jouw intonatie en lichaamstaal voor dat je de aandacht van je gehoor kunt vasthouden.

Instrueren

Instrueren mag dan soms lijken op informeren, het is essentieel anders. Informeren gaat om WETEN, instrueren gaat om duidelijk maken wat je toehoorders moeten DOEN.  Bij instrueren is het belangrijk om kort en bondig te zijn, en de logica uit te leggen. De combinatie van urgentie, logica, plan, en heldere instructie maakt de kans dat mensen daadwerkelijk worden gemotiveerd tot uitvoeren. Door zowel het grote verhaal als de puntsgewijze instructie te bieden is het makkelijker de aandacht vast te houden.

Overtuigen

Overtuigen zorgt dat mensen gaan GELOVEN in wat jij zegt. Om mensen te overtuigen is het uiteraard van belangrijke om goede argumenten te hebben, maar argumenten alleen overtuigen niet. Net zo belangrijk is het om goede voorbeelden te hebben, het belang te verhelderen (zie zeker ook Simon Sinek, Golden Circle). In de presentatie kun je door deskundig, zeker en rustig te zijn vertrouwen wekken. En mensen overtuigen om ergens in te geloven werkt pas als je er zelf ook in gelooft.

Motiveren

Waar overtuigen erom draait dat mensen gaan GELOVEN wat je zegt draait het vierde presentatiedoel motiveren om zorgen dat je toehoorders iets gaan WILLEN. Of het nu een politieke speech, een sportbooster of een Sunrise meeting in een lean-omgeving is, overal kan je motiveren. Om mensen te motiveren zijn goede en valide argumenten bijna onontbeerlijk, maar daarnaast zijn er nog een aantal andere magische instrumenten. Sportcoach Marc Lamers heeft het bijvoorbeeld over refereren aan het gezamenlijke doel, de collectieve ambitie en aan teamwaarden. Bij motiveren is het belangrijk om te laten zien hoeveel vertrouwen jij hebt in de gunstige afloop.

Situationeel leiderschap

situationeel leiderschap naar hershey blanchard
Voor diegenen die ooit al van Situationeel Leiderschap hebben gehoord is de link met instructie, coaching en delegeren duidelijk te leggen.

Op verschillende momenten hebben verschillende mensen in jouw team iets anders van je nodig. Aan jou als leidinggevende, presentator, adviseur of coach om dat te bieden wat nodig is, en goed na te gaan welk soort presentatie past.