Ken je dat: medewerkers die steeds meer regels en kaders willen, en leidinggevenden die vinden dat hun team zo langzamerhand toch eens zelfsturend moet worden.

Wij komen deze spagaat regelmatig tegen, of het nou in de overheid is, de zorg of het bedrijfsleven. Het is een spannende spagaat, en hij vraagt om inzichten en veranderingen op allerlei niveaus. Laten we eens kijken naar het niveau van de medewerkers, de leidinggevende en de organisatie.

Medewerkers

Op het niveau van de medewerkers is het belangrijk om te weten wat maakt dat mensen regels willen, wat gaat hun dat brengen, waar zijn ze nu bang voor? Bij een productieomgeving waar we op dit moment aan het werk zijn zien we dat mensen heel graag alles in regels en procedures gevangen willen zien omdat dat zekerheid geeft. Helaas blijkt het in hun geval alleen op schijnzekerheid te gaan: Hun bedrijf is groot geworden met maatwerk, seriewerk is maar een heel klein deel van hun omzet. En net voor seriewerk zijn regels verschrikkelijk handig. Voor maatwerk gaat het steeds weer om het kennen van de achterliggende principes en het professioneel inspringen op de klantwens. Hoe meer zij dat toch willen structureren, hoe meer zij gaan lijken op de kleermaker die zijn  klant probeert aan te passen aan het maatpak, in plaats van het maatpak aan de klant (Een anekdote van Wouter Hart).

Leidinggevende

Op het niveau van de leidinggevenden is het interessant om te achterhalen wat zelfsturing betekent, welke problemen het zou oplossen en wat dat zou betekenen voor de rol van de leidinggevende. Is het bedoeld om kosten te besparen, om tijd over te houden voor andere zaken, zit er een filosofie achter? Het kennen van deze filosofie helpt in het doorvoeren van de veranderingen, en biedt ook zicht op eventuele alternatieven.

Wouter Hart benoemt in zijn boek Anders Vasthouden het voorbeeld van zijn zesjarig zoontje dat yoghurt wil. Hij mag van de vader de yoghurt zelf inschenken en zegt tegen zijn vader: ‘ik schenk en jij zegt stop’ (en vraagt dus om externe regels). De vader antwoordt daarop met: ‘nee: jij schenkt en jij zegt stop. En houd er rekening mee dat je zus, je moeder en ik ook nog yoghurt willen’ De vader geeft dus geen regels maar eigen verantwoordelijkheid en een kader waarmee et zoontje rekening moet moet houden.

Dit vraagt meer van het zoontje, maar ook meer van de vader; hij moet vertrouwen geven, accepteren dat het soms niet helemaal gaat zoals hij gedacht had, en weten waar wel en niet bij te stellen. Bij het geven van verantwoordelijkheid aan medewerkers geldt deze zelfde kunst van loslaten.

En als het niet lukt om verantwoordelijkheid te laten nemen door de medewerkers is het interessant om te achterhalen wat de rol van de leidinggevende is in het niet nemen van verantwoordelijkheid door team of medewerker: welk systeem wordt er in stand gehouden?

Organisatie

Zoals Cruijff al zei: de bal wordt op het veld gespeeld. Wat als ik in de bestuurskamer ga bepalen hoe elke bal gespeeld moet worden?

Op organisatieniveau is het van belang te achterhalen wat de cultuur van de organisatie is; in hoeverre stimuleert de cultuur het nemen van verantwoordelijkheid, en daarmee het nemen van risico? Worden medewerkers afgerekend op fouten, kunnen zij rekening op rugdekking van hun leidinggevende, kan elke beslissing direct worden teruggedraaid door een bestuurder?

Het omlaag brengen van de verantwoordelijkheid gedijt het best bij een cultuur zonder externe regels maar met wel een heel duidelijk kader, waarin mensen worden aangemoedigd om in hun beslissingen rekening te houden met het grotere geheel.

Zoals ik in een eerdere blog al schreef: een cultuur waarin de bedoeling leidend is , en SMART doelen zijn afgeleid van de bedoeling, waarin systemen en tabellen een middel zijn en geen doel, een cultuur waarin heldere keuzes worden gemaakt, waarin niet alles in regels wordt gevangen, omdat reflectie uiteindelijk veel belangrijker is, maar waarin de regels die er zijn wel streng worden nageleefd, en dit alles vanuit de wetenschap dat je nooit een volledig veilige wereld zult kunnen creëren.

Meer weten

Geïnteresseerd? Het boek Anders Vasthouden van Wouter Hart (ISBN 978 94 6276 222 0) is een eye opener, en biedt veel metaforen en praktische sleutels voor het werken vanuit de bedoeling.

In eerdere blogs van Barcavela vind je nog een aantal reflecties over doel, bedoeling en gehoorzaamheid: van-doel-naar-bedoeling en gehoorzaam-of-verstandig

En wil je weten hoe je aan de slag kunt met zelfsturing of delegeren van verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie? Bel of mail dan even, dan komen we graag vrijblijvend langs. We denken graag mee als het gaat over organisatieverandering en cultuurontwikkeling.

Dank

Dank aan Annemarie Janssen voor de boekentip