Rechten en plichten

Voor een grote opdrachtgever ben ik op dit moment bezig met het in kaart brengen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In theorie is het heel simpel; Een verantwoordelijkheid stamt uit een plicht, en de bevoegdheid stamt uit het recht dat bij die plicht hoort. Dus heel plat gezegd kijk je in een proces naar de stappen die gezet moeten worden, en bepaalt dan wie die stap mag zetten. Idealiter hangen rechten en plichten samen, en verantwoordelijkheden en bevoegdheden dus ook.

Moeten en mogen

In de praktijk blijkt dat rechten en plichten vaak minder met elkaar samenhangen dan dat je zou verwachten. Soms zijn mensen wél verantwoordelijk maar niet bevoegd; ze moeten wel iets, maar mogen  dan niet de handeling doen die daarbij hoort.  Of andersom, ze mogen wél beslissen maar dragen geen verantwoordelijkheid.

Beslissen

Bij een bedrijf waar we zowel met directie als middenkader aan het werk zijn klaagt de directie dat het middenkader niet besluitvaardig is. Het middenkader klaagt net dat ze wel overal op worden afgerekend maar voor elke handtekening en elke beslissing naar de directie moeten. Als we dit goed in kaart brengen blijkt dat  het het middenkader wel de verantwoordelijkheid maar niet de bevoegdheid heeft om te beslissen. En dat botst.

Beslissingsbevoegdheid is  sowieso een heel spannende. Afgelopen maanden hebben we bij een groot offertetrajecten aan den lijve ondervonden hoe het is als niet helder is wie mag of moet beslissen. De leidinggevende wil het team laten meedenken over de juiste dienstverlener voor een teamcoaching. Het team gaat met ons is gesprek, denkt dat zij moeten beslissen, en wordt boos als de leidinggevende een andere beslissing neemt. Erg prettig om dan uit de emotie te kunnen blijven, en terug te kunnen grijpen op bedrijfskundige kennis. Blijkbaar lopen in deze organisatie de begrippen verantwoordelijkheid, ondersteuning, raadpleging en informeren door elkaar. Wat zouden ze geholpen zijn met een RASCI matrix.

RASCI matrix

Responsible:  verantwoordelijk is dat een taak of handeling gedaan wordt
Accountable: eindverantwoordelijk voor het (deel)proces
Supporting:   meehelpen met de taakverantwoordelijke
Consulted:     diegenen die voor een definitieve beslissing moeten worden geraadpleegd
Informed:      de mensen die geïnformeerd moeten worden over een genomen beslissing

Onderstroom en bovenstroom van verandering

Binnen onze dienstverlening kijken we zowel naar de bovenstroom als naar de onderstroom van de verandering. In de bovenstroom worden de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden goed in kaart gebracht. In de onderstroom kijken we wat dat voor mensen betekent. Wat raken ze kwijt, wat wordt er nu moeilijker, en wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat het nieuwe proces gevolgd kan worden?

Meer weten

In deze blog meer over het begeleiden van de onderstroom  met de theorie van Bridges  en van PlanB

in deze blog meer over de grijstinten bij besluitvorming in diverse vormen van zelfsturing

NB Een bevoegdheid leidt, in bedrijfskundige termen meestal tot een machtiging (een handeling mogen uitvoeren), autorisatie (recht op toegang tot gegevens of informatie) of procuratie (recht om tekenen).