Verbinding, duidelijkheid, interactie en reflectie

Ik ben dankbaar dat ik opdrachten heb die doorlopen, waar ik mensen zie, ze in de ogen kan kijken, en hun energie kan voelen. Hoe lastig is dat voor al die mensen die nu al maanden thuis aan het werk zijn, of die misschien net weer even mochten snuffelen aan weer op het werk zijn maar nu toch weer thuis zijn. Gisteren sprak ik een leidinggevende die zich zorgen maakte om zijn mensen; ze zitten van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avond laat in online meetings, hebben geen tijd voor reflectie, geen tijd voor contact, en hebben dan nog het gevoel dat ze hun werk niet afkrijgen. Zijn mensen zijn eenzaam en doorgedraaid. Samen met hem ben ik gaan kijken naar mogelijkheden om het team te ontlasten.

Een van de zaken waar we op uit kwamen was het anders inrichten van de online meetings die hij met zijn team heeft, en daarbij te zorgen voor verbinding, duidelijkheid, interactie en reflectie.

Verbinding

verbinding

Verbinding creëren vraagt om contact maken, om even de tijd te nemen om de anderen welkom te heten, te kijken hoe het met hun gaat, en je af te vragen wat jij kunt doen om het voor de ander prettiger te maken. Bij een van mijn opdrachtgevers begint elke dagstart en weekstart met een check-in, variërend van het delen van een succesmoment of het trekken van een fotokaart, tot het benoemen van het energieniveau of het delen van verwachtingen. Even los van de inhoud en contact maken met de mens achter de professional. Verbinding helpt enorm, maar is niet alles: vergaderingen waarin wel verbinding is maar geen duidelijkheid, kunnen frustrerend zijn.

Duidelijkheid

duidelijkheidDuidelijkheid zit hem heel erg in een heldere en haalbare agenda, met per agendapunt informatie over het doel (informeren, meningsvorming of besluitvorming), en sturend op SMART afspraken. Hoe vaak gebeurt het niet dat je in een vergadering mensen alleen maar wil informeren over een genomen besluit, en dat er dan een discussie ontstaat die beter eerder in het proces, of aan een andere tafel gevoerd had kunnen worden. Of dat je met mensen eens  rustig wil nadenken over een optie, waarbij dan alle stellingen al in gereedheid worden gebracht omdat ze denken dat er al besluiten genomen zijn. Duidelijkheid helpt enorm, maar is  nog niet alles: vergaderingen waarin wel duidelijkheid is maar geen verbinding is zijn vaak koud en kil, en geven geen energie.

Interactie

interactie

Bij een gezonde interactie is iedereen betrokken bij het gesprek, maar is op basis van de RASCI ook bekend wie op welke manier bij de onderwerpen betrokken is:

 

Responsible:  verantwoordelijk is dat een taak of handeling gedaan wordt
Accountable: eindverantwoordelijk voor het (deel)proces
Supporting:   meehelpen met de taakverantwoordelijke
Consulted:     diegenen die voor een definitieve beslissing moeten worden geraadpleegd
Informed:      de mensen die geïnformeerd moeten worden over een genomen beslissing

Interactie is een groot goed, maar praten om het praten, is net zo dodelijk als zwijgen wanneer je inbreng gewenst is. Teams kunnen soms heel veel praten, maar zonder echte verbinding  en zonder de juiste vorm van interactie heeft niemand het gevoel gehoord te zijn, en leveren overleggen niks op. Ga eens na wat de verantwoordelijkheden zijn van de mensen die zich overal mee bemoeien  en in elke vergadering alle spreektijd opeisen, of net van de mensen die je niet hoort in de meeting. Is de inbreng congruent met de rol, en kun je wellicht specifiek sturen op input?

Reflectie

neuronen

Een zinvol overleg is vaak veel meer dan alleen maar punten aftikken. In jouw team zitten professionals, mensen die zijn aangenomen vanwege hun kennis en kunde, mensen met talenten en met denkvermogen dat je wil benutten. Bieden jouw meetings mensen de rust en de ruimte om na te denken? Kunnen ze leren van en met elkaar?  Heb je een cultuur waarin mensen vrijuit durven denken en mogen leren? 

 

Online  (team)coaching

Met de leidinggevende van gisteren heb ik gekeken naar manieren om in zijn online meetings balans te vinden tussen de mens en de taak. We hebben werkvormen gevonden om de juiste interactie te stimuleren, en we hebben gekeken naar een agenda die zowel sturing als ruimte biedt. Maar als leidinggevende en voorzitter hoeft hij gelukkig niet overal zelf voor te zorgen. Samen met zijn team gaan we binnenkort  dan ook in een online sessie ontdekken hoe ze actie, interactie en reflectie beter kunnen oppakken met elkaar. Ik zie ernaar uit!

Meer tips rondom vergaderen?

Kijk eens naar deze eerdere blog, destijds nog over fysiek vergaderen: effectief vergaderen,

Of deze blog, gebaseerd op Getting TeamsDone, waarin de belangrijkste vraag om NIET te stellen wordt toegelicht: do’s en dont’s in veragderingen.