De scholen zijn weer begonnen, en voor veel mensen dus ook het werkzame leven. voor veel mensen inmiddels een hybride bestaan; deels op kantoor en deels thuis. Maar sommige dingen veranderen nooit, en dat is bijvoorbeeld het werkoverleg. De meeste medewerkers zien op tegen dat werkoverleg, en dan vooral de online vorm; saai, voorspelbaar, te volle agenda, en voor wat echt belangrijk is is geen tijd meer. Bij het fysiek bij elkaar komen en live vergaderen kunnen die echt belangrijke zaken nog wel in de wandelgang of de bij koffieautomaat worden besproken, maar in de online setting vallen ze nog sneller écht van tafel.
Agile werkoverleg
Vorig jaar werkte ik bij een club die agile werkte, en de werkoverleggen waren een feestje, waar iedereen energie uit haalde: check in, aan de hand van het projectenbord een korte update van lopende projecten, agenda opbouwen vanuit problemen waar individuen tegen aanliepen in het dagelijkse werk die week, doorlopen van die agenda en check out. Meestal waren we in drie kwartier klaar, soms nog sneller. Daarna was er nog wat uitwerktijd geblokt om in kleine groepjes acties eventueel wat verder uit te werken. Alle belangrijke zaken kwamen aan bod, we wisten waar de anderen mee bezig waren, en net zo belangrijk, we wisten hoe het me de anderen ging, en we konden concreet met elkaar afspreken hoe we de week gingen inrichten. Dat werkoverleg was een moment om naar uit te kijken. Hoe anders dan het overleg dat ik bij veel andere opdrachtgevers meemaak.
Het werkoverleg is niet de plek om problemen (volledig) op te lossen
In Getting Teams Done van Janse en Bogers wordt het werkoverleg vergeleken met de afdeling Spoedeisende Hulp van een ziekenhuis; er komen veel patiënten met diverse letsels, kwalen en aandoeningen binnen, maar niet alles is even urgent en belangrijk. In de triage wordt bepaald wat de urgentie is en wie de verantwoordelijkheid krijgt om de patiënt nader te onderzoeken en behandelen. Stel je voor dat het hele team van specialisten van patiënt naar patiënt zou gaan en ze om de beurt ter plekke zou behandelen of opereren. Dat zou heel veel tijd van heel veel specialisten vragen, en het zou zomaar kunnen dat de meest urgente patiënt pas achteraan de rij ligt en niet op tijd aan de beurt komt. Toch is dat wat in werkoverleggen vaak wel gebeurt: alle problemen ter plekke proberen op te lossen, met iedereen erbij.
Meer weten?
Wil je meer weten over beter samenwerken, neem gerust contact op; we denken graag met je mee.
Lees ook deze vorige blogs: Kan vergaderen ook zinvoller? en Effectief vergaderen
Bronvermelding:
Het voorbeeld komt uit Getting Teams done van Diederick Janse en Marco Bogers; een aanrader!