Voor een grote klant in de regio begeleidden wij een poosje geleden een veranderproces. Waar HR taken eerst nog veel werden uitgevoerd door de HR afdeling, moesten die steeds meer door de lijn worden overgenomen. Maar dat vergt heel wat aanpassingen, zowel in de bovenstroom als in de onderstroom.

Bovenstroom en onderstroom

De bovenstroom gaat dan om inhoudelijke richting, formele processen en procedures, inrichting en sturing. De onderstroom gaat om informele processen, cultuur, houding en gedrag. (meer informatie hierover bijvoorbeeld in deze blog en in deze blog). We zijn begonnen met het in kaart brengen van de mogelijke interventies op beide stromen.
Omdat het onmogelijk is alle interventiemogelijkheden tegelijkertijd te benutten adviseerden wij een fasering aan te brengen, waarbij wij eerste stappen en de directe vervolgstappen hebben benoemd. Een van de geadviseerde stappen is het eenduidig vastleggen van HR-processen. En daarmee zijn we nu begonnen

Brown Paper sessie

brown paperVoor het vastleggen van de HR-processen maken wij gebruik van de Brown Paper methode, een interactieve methode waarbij het proces visueel in kaart wordt gebracht, inclusief afhankelijkheden, beslismomenten en benodigde informatie, materialen, bevoegdheden en skills. De naam van de techniek is afgeleid van het feit dat het proces wordt uitgewerkt met post-its op een grote rol papier -van origine bruin inpakpapier, want dat is zo lekker goedkoop :-).

Simpel bestaat niet

proces- verwachting, wens en realiteit

Mooi in zo’n Brown Paper sessie is dat verwachtingen en wensen worden gedeeld. Het blijkt vaak dat verschillende partijen andere delen van een proces zien, en verwachten dat dat de werkelijkheid is; door deze beelden met elkaar te delen wordt al helder dat de realiteit complexer is. Vaak hopen partijen ook dat een proces heel simpel kan worden. Helaas blijkt dat, zeker in grotere organisaties, heel veel processen met elkaar samen hangen. Door alle partijen te betrekken wordt helder wat nodig is, maar ook wat haalbaar en wenselijk is.

 

Onze aanpak

Elke Brown Paper sessie wordt bijgewoond door een werkgroep waarin zowel HR-afdelingen als leidinggevenden uit de lijn zijn vertegenwoordigd. Bij voorkeur worden niet alleen mensen betrokken die proactief zijn, maar ook mensen die afwachtender zijn of meer weerstand vertonen. Door de diversiteit van de werkgroepen komt er ruimte voor verschillen in beleving, visie, urgentiebesef, weerstand, loslaten van het vertrouwde, omgaan met onzekerheden, en inzicht in huidig en gewenst gedrag en overtuigingen. Op deze manier wordt ingezet op zowel de onderstroom als de bovenstroom van verandering. Barcavela is procesbegeleider, aanjager, notulist en expert, maar de procesverantwoordelijkheid blijft nadrukkelijk bij de organisatie liggen.

Een Brown Paper sessie wordt voorbereid met een interne delegatie en wordt bijgewoond door 7 deelnemers. Barcavela werkt de sessie uit en deelt de resultaten met de deelnemers. Eventuele feedback wordt verwerkt. Met de voorbereidingsgroep worden de resultaten besproken, wordt een plan van aanpak gemaakt, en wordt bepaald wie welke vervolgstappen zal gaan oppakken. Denk bij vervolgstappen bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van tools, het afstemmen van aanpalende processen, het plannen van evaluatiemomenten en van evaluatiecriteria. Barcavela begeleidt dit vervolg op een tweewekelijkse basis.

Meer weten?

Ook geïnteresseerd in een Brown Paper sessie. neem gerust eens contact op.