Voordelen van zelforganisatie

Afgelopen maanden mocht ik een mooie overheidsorganisatie ondersteunen in het komen tot een toekomstbestendige organisatie. Een van de onderdelen van die toekomstbestendigheid zat in het komen tot zelforganiserende teams. Door zelforganisatie verhoog je namelijk de autonomie en daarmee de intrinsieke motivatie (bron: Pink ), je kunt de kwaliteiten van medewerkers beter benutten, je kunt creativiteit in de organisatie aanboren en het biedt veel meer flexibiliteit.

Zelforganisatie staat overigens niet gelijk aan kostenbesparing: Rollen en taken die voorheen bij de leidinggevende lagen moeten toch worden opgepakt: de P&C cyclus moet toch lopen, de planningen moeten toch gemaakt worden, en de zieken moeten toch begeleid worden. Er zal dus altijd tijd beschikbaar moeten zijn om deze taken op te pakken

Zelforganisatie en zelfsturing

Het ging expliciet om zelforganisatie en niet om zelfsturing. Bij zelforganisatie heeft een team de vrijheid om zelf te organiseren hoe ze hun doelen halen, waarbij de doelen door een ander, in dit geval de gemeenteraad, het college of het management, zijn vastgesteld. Het WAT is dus al bepaald voor de teams, maar het HOE mogen zij met elkaar invullen. Bij zelfsturing mogen teams zowel het WAT als het HOE bepalen.

Zelforganisatie: Het WAT is al bepaald voor de teams, maar het HOE mogen zij met elkaar invullen.
Zelfsturing: teams mogen zowel het WAT als het HOE bepalen

Herverdelen van taken en rollen

In het komen tot zelforganisatie worden de taken en rollen van de leidinggevende zoveel mogelijk verdeeld over de andere teamleden. Denk bij leidinggevende taken bijvoorbeeld aan

  • Organisatiedoelen vertalen naar afdelingsdoelen
  • Verantwoording afleggen over inhoud en financiën
  • Besluiten nemen
  • Planning & control cyclus bewaken
  • Mensen aannemen en beoordelen
  • Ziekteverzuim begeleiden
  • Coachen
  • Inspireren
  • Fungeren als escalatiepunt
  • Verbinding leggen met andere organisatieonderdelen

In een intensieve sessie onder begeleiding van Marc Peeters mochten we als leidinggevenden bepalen welke leidinggevende taken op termijn gedelegeerd zouden kunnen worden naar het team. Dat leverde pittige discussies op, en mooie inzichten. Het werd bijvoorbeeld ook helder dat zelforganisatie geen zwart-wit dilemma is, maar dat er veel tinten grijs mogelijk zijn . Zie daarvoor ook deze eerdere blog.

Kritische succesfactoren

Met het bepalen van welke taken en rollen kunnen worden overgedragen ben je er nog niet. Er zijn nog best een aantal kritische succesfactoren te noemen.

  • Duidelijke doelen en kaders
  • Vakvolwassenheid
  • Zelfvertrouwen
  • Persoonlijk leiderschap
  • Teamvertrouwen
  • Organisatievertrouwen
  • Feedback
  • Commitment aan gestelde doelen en kaders
  • Verantwoordelijkheid geven en nemen
  • Balans in verantwoordelijkheid en bevoegdheid
  • Daadwerkelijke autonomie (mandaat, budgetten)
  • Inzicht in stuurinformatie (dashboards)
  • Een context die om kan gaan met zelforganisatie

Het was mooi om te zien dat de organisatie ook daadwerkelijk aan de slag ging met het stellen van kaders en het bieden van een leerveilige context. Zij investeerden in coaching en begeleiding van individuele teamleden, van teams als geheel en van de leidinggevenden.

Leidinggeven aan verandering

Heel fijn dat er ook daadwerkelijk aandacht was voor die leidinggevenden, want het komen tot zelforganisatie is een proces dat van de leidinggevende vraagt om sturing te geven aan de reikwijdte en aan het tempo. Voor welk soort beslissingen wordt het team zelforganiserend, welke mate van zelforganisatie gaat van toepassing zijn, wanneer kunnen welke verantwoordelijkheid, met de bijbehorende bevoegdheid aan het team worden gegeven. En het scheelt ook om te weten dat dit een ontwikkelproces is; het gaat niet in één keer goed, er zullen onduidelijkheden en schermutselingen zijn, en dat is ook helemaal niet erg.

plan en realiteit

NB

Meer lezen? zie ook de eerdere blogs over zelforganisatie  en over verantwoordelijkheden .

Ik weet niet van wie het plan-reality plaatje is. Weet jij de rechtmatige eigenaar, geef het svp door, dan kan ik hem/haar de credits geven