Als we gevraagd worden voor leiderschapstrainingen bieden we altijd een combinatie van persoonlijk leiderschap, intrapersoonlijk leiderschap, teamleiderschap en managementvaardigheden.

Bij de laatste leiderschapstraining was een van de deelnemers een heel intelligente, zeer gedreven leidinggevende. Zij liep ertegenaan dat de mensen in haar team zich bemoeiden met zaken waar ze niets over te zeggen hadden, en tegelijkertijd de zaken waar zij wel verantwoordelijk voor waren niet oppakten.

We zijn samen aan de slag gegaan om te ontdekken waar dat aan kon liggen. We kwamen erachter dat zij als leidinggevende precies in haar hoofd had wie waar voor verantwoordelijk was, maar dat haar medewerkers heel andere ideeën daarover hadden.  Zij heeft toen samen met haar team een RASCI sessie gedaan.

RASCI

RASCI is een acroniem voor Responsible, Accountable, Supportive, Consulted en Informed. Het RASCI-diagram is ontwikkeld als een projectmanagementtool die helpt bij het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden binnen een projectteam. Het schema geeft duidelijk aan wie verantwoordelijk is voor het voltooien van specifieke taken, wie ervoor verantwoordelijk is dat die taken worden voltooid, wie moet worden geraadpleegd voor input of advies en wie op de hoogte moet worden gehouden van de voortgang. RASCI wordt inmiddels veel breder dan alleen in projectmanagement ingezet, omdat het ook in reguliere samenwerking de broodnodige helderheid kan verschaffen.

RASCI

Het maken van een RASCI-diagram kan helpen ervoor te zorgen dat iedereen in het team weet wat er van hen wordt verwacht, en maakt ook de rol helder van de mensen die moeten worden geraadpleegd of geïnformeerd.

Responsible (R)

R= de verantwoordelijke, de eigenaar van de taak, het probleem of project. R is dan ook degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die eindverantwoordelijk (A) is.

Accountable (A)

A= de eindverantwoordelijke voor de correcte en grondige voltooiing van het product of de taak, en degene die het werk delegeert aan de verantwoordelijken. A is degene die bevoegd is om goedkeuring te geven aan het resultaat. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen, vetorecht hebben. Er is altijd maar één persoon eindverantwoordelijk.

Supportive (S)

S= Ondersteunend: iemand die middelen kan verschaffen of een ondersteunende rol kan spelen bij de uitvoering. Deze persoon is ondersteunend voor het resultaat

Consulted (C)

C=Geraadpleegd: degene die specifieke informatie heeft, of een specifieke bevoegdheid heeft, en geraadpleegd moet worden. Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat, omdat hij/zij voorafgaand aan beslissingen of acties verplicht wordt geraadpleegd. Dit is tweerichtingscommunicatie.

Informed (I)

I=Geïnformeerd: Iemand die op de hoogte moet worden gebracht over besluiten, voortgang, resultaten, processen en methoden, maar niet geraadpleegd hoeft te worden. Dit is eenrichtingscommunicatie.

Vaagheid

Sommige teams starten hun samenwerking of hun projecten zonder vooraf duidelijke afspraken te maken over rollen en verantwoordelijkheden; probeer dit te vermijden. Vaagheid helpt het team en de prestaties niet, het geeft onrust. Teamleden zullen elkaar de schuld geven op het moment dat er iets misgaat. Het is belangrijk dat iedereen weet wat zijn taken en rollen zijn.

Tips

  • Zorg ervoor dat 1, en slechts 1 persoon eindverantwoordelijk (A) is.  Deze eindverantwoordelijke kan beslissingen delegeren naar de R-rol, maar blijft eindverantwoordelijk.
  • Zorg ervoor dat elke taak minimaal 1 verantwoordelijke (R) heeft; Als er geen verantwoordelijke is, worden de werkzaamheden niet uitgevoerd.
  • Wijs niet te veel verantwoordelijken (R) toe aan één taak. Als iedereen denkt dat iemand anders het werk doet, kan het werk worden achtergelaten. Er moet een zekere urgentie zijn.

iemand niemand iedereen

  • Zorg dat niet te veel verantwoordelijkheden (R’s of A’s) aan één persoon zijn toegewezen. Te veel van deze rollen kunnen overbelasting betekenen.
  • Zorg ervoor dat de verantwoordelijke (R) voldoende middelen en bevoegdheden heeft.
  • Beperk het aantal I’s en C’s; anders moet de verantwoordelijke te vaak overleggen.
  • Vul de matrix niet te gedetailleerd in, een te volle tabel leidt tot minder gebruik. Matrixen kunnen gemakkelijk te complex worden. Pas hiervoor op.
  • Houd er rekening mee dat rollen niet statisch zijn. De kans is groot dat een model dat nu ontstaat over een jaar niet meer relevant is, omdat medewerkers in de praktijk delen van andere rollen en verantwoordelijkheden op zich nemen.
  • Vermijd starheid door de rolverdeling te rigide te interpreteren, zoals: dit hoort bij mijn taak, niet dit, ook niet dit, maar dat ja. Of: ik ben hier niet verantwoordelijk voor, dus ik doe dit niet. Of: ik kan dit wel, maar ik mag het niet doen volgens mijn toegewezen rollen en verantwoordelijkheden.

Meer informatie

Kijk hier voor meer informatie.

Klik hier voor een wetenschappelijke review.

Kijk tenslotte hier voor een voorbeeld.