Nu de zomer voorbij is en het echte leven weer echt begonnen is moet er ook ineens wel heel erg veel, en allemaal ook nog nu, snel en goed. Hoog tijd dus voor een korte blog-serie over timemanagement.

Er zijn mensen die echt super zijn in het managen van hun tijd; wat doen zij dat ik ook zou kunnen?

Doe 1 ding tegelijk, en doe het dan goed.

De Zelenskys en Von Der Leyen onder ons kunnen het; zij zijn kalm, in het moment, en niet bezig met wat er allemaal nog op de agenda staat, of ze wellicht nog ergens anders moeten zijn, of wellicht op hetzelfde moment nog andere taken hebben. Zij zijn er helemaal en met onverdeelde aandacht.

Zij hebben het natuurlijk makkelijk met hun PA’s, die hun agenda hebben bepaald, ervoor zorgen dat zij alleen op de belangrijkste afspraak hoeven te zijn, en zeker hebben gesteld dat ze hun tijd op de best mogelijk manier spenderen. Zij hebben externe hulpbronnen waar wij gewone stervelingen onze eigen hulpbronnen moeten creëren.

Volle aandacht vraagt een leeg hoofd: alle losse stukjes informatie die rondzwerven in je hoofd, alle losse eindjes, vreten denkkracht (* Masicampo en Baumeister). Ons brein draait rondjes om er voor te zorgen dat we niets vergeten, en in de tussentijd kom je niet toe aan de dingen die echt belangrijk zijn. Mullainathan en Shafir noemen het in hun prachtige en heel leesbare boek Schaarste ‘bandbreedte.
Als jij je to-dolijst in je hoofd hebt zitten kun je niet 100% focussen op wat je aan het doen bent.

De oplossing is om die informatie uit je hoofd te halen en ergens anders neer te zetten, op een externe plek waar je alle informatie verzamelt. Enne, de klemtoon hoort te zitten op één: één centrale plek. Geeltjes over je hele bureau, knopen in je zakdoek, briefjes in je jaszak en ook nog wat losse aantekeningen in je telefoon? Nee dus: een centrale verzamelplaats waar je alle vragen verzamelt, alle kleine acties, grote acties, alle zorgen.

Natuurlijk lukt dat niet zo 123, dus begin alvast eens met het een keer per dag verzamelen van al jouw losse eindjes: verzamel bijvoorbeeld ’s avonds, voor je gaat slapen, alle informatie uit je losse aantekeningen, je geeltjes, losse briefjes, voicemails, papieren, agenda-acties, boodschappenlijstjes, verjaardagskalender, schrijf op waar de knoop in je zakdoek voor stond, maak een notitie van de screenshots en downloads die je als geheugensteuntje maakte; maak kortom je hoofd leeg en de infoplek vol.
Dat scheelt enorm in het kunnen slapen, en je hebt de dag erna een lijst met info waar je verder in kunt gaan selecteren en prioriteren, maar dat hoeft niet NU.
En of je dat nou in een opschrijfboekje, een papieren agenda, op whatsapp, of in Evernote doet is dan nog het minst relevant.

Categoriseren

Vanuit deze centrale verzamelplaats kun je de informatie categoriseren, zoals David Allen ons leert in Getting Things Done. Allen hanteert 4 categorieën:

• Do it
• Delegate it
• Defer it (stel uit)
• Drop it

Alle informatie die je hebt verzameld kun je op gezette tijden (bijvoorbeeld elke dag om 10.00 uur) categoriseren: In eerste instantie is dat bepalen of je er überhaupt iets mee wil; van veel info die op stapeltjes ligt weet je als je er even over nadenkt dat je er niets mee hoeft; doe het dan maar meteen weg.

Van de informatie waar je wel wat mee moet/wil/kunt kijk je of JIJ degene bent die actie moet nemen; zo niet dan kun je het meteen doorsturen/delegeren en van jouw lijstje afhalen. Als je nog moet checken of het dan wel wordt opgepakt door de ander is dat weer een actie op zich, die weer op het lijstje terechtkomt.

De informatie die nu nog op jouw stapeltje ligt vorm je om naar acties; acties die actueel zijn en die je binnen 5 minuten kunt afhandelen pak je meteen op. Als je inschat dat een actie langer tijd zal kosten plan je hem in, ergens in jouw agenda, warrbij ge de benodigde tijd erbij wet en ervoor reserveert. Dat betekent dat je tijdens het selecteren al nadenkt over de tijd die een actie kost, iets wat je later in het proces heel veel profijt gaat opleveren.

En dan

Als je alle informatie hebt verzameld en gecategoriseerd heb je al een flink begin gemaakt met timemanagement.
In de andere blogs in deze serie over timemanagement meer over  structureren, plannen, prioriteren, focus en filteren
En wil je nog meer weten, of wil je ondersteuning bij het helpen toepassen; bel of mail gerust.

Bronnen:

• Unfulfilled goals interfere with tasks that require executive functions, Masicampo en Baumeister, Tufts University, USA, 2011
• David Allen, Getting Things Done, 2001
• Mullainathan en Shafir, Schaarste, 2013
• Daniel Levitin, The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, 2014
• Eric Barker, 6 Things The Most Organized People Do Every Day, 2014

NB deze blog is in een iets andere vorm al eerder gepubliceerd via Blogger